En este artículo te mostraremos cómo usar de forma correcta el email. ¿Cómo puedo responder a un correo electrónico de manera correcta para no molestar al resto de los destinatarios?
La opción responder, permite contestar a un correo electrónico a un único destinatario, sea este el escritor original del mail o el último que lo reenvió.
La opción responder a todos es la idónea cuando debes responder a todos los integrantes de la cadena del mail. Si utilizas esta opción, todos los destinatarios recibirán el correo electrónico ya sea que se encuentren en el campo Para o en el CC.
Te recomiendo que consideres estas preguntas a la hora de decidir la opción de responder, o la de responder a todos:
Si es el caso en el que eres el principal destinatario del correo electrónico, y solo una persona necesita saber que respondiste, o si además sabes que el resto de los destinatarios no espera recibir tu respuesta, debes utilizar la opción Responder.
Si por el contrario, tu respuesta afecta a la mayor parte de los integrantes de la cadena, o si el resto de los destinatarios necesita recibir tu respuesta, deberías utilizar Responder a todos.
La opción CC significa "Con Copia", y permite enviar un correo electrónico donde cualquiera de los destinatarios podrá ver las direcciones del resto que figuren en el campo CC. En este caso, si utilizas Responder a todos, te aseguras que todos los destinatarios pertenecientes al campo CC reciban tu mensaje.
La opción CCO significa "Con Copia Oculta", y permite enviar un correo electrónico donde ninguno de los destinatarios podrá ver las direcciones del resto que figuren en el campo CCO. En este caso, si utilizas Responder a todos, te aseguras que todos los destinatarios pertenecientes al campo CCO reciban tu mensaje, pero que no reciban correos posteriores de la cadena.
Esta última opción es muy útil cuando algún compañero te presenta a alguien en un email. Colocando a tu compañero en CCO, podrás ponerte en contacto con la persona que te presentó y a su vez, él sabrá que hablaste con ella. Además, los siguientes correos que cruces con este nuevo contacto no le llegarán a tu compañero, ya que al haberlo puesto en CCO, él quedará fuera de los siguientes correos electrónicos de la cadena.
Las diferentes situaciones que se pueden dar en una empresa llegan a ser complicadas en algunos casos. Te asaltan muchas dudas acerca de a quién debes incluir, y a quién no en las comunicaciones siguientes. Siguiendo los pasos anteriores y con los ejemplos dados, no deberías tener gran dificultad en tomar la decisión correcta.